Fehlt die VOB-Schlussrechnung, sollte der Auftraggeber den Auftragnehmer schriftlich zur prüfbaren Abrechnung auffordern und eine angemessene Frist setzen. § 14 VOB/B verpflichtet den Auftragnehmer zur prüfbaren Abrechnung und enthält Fristen nach Fertigstellung. Reicht der Auftragnehmer trotz angemessener Nachfrist keine prüfbare Rechnung ein, kann der Auftraggeber die Rechnung unter den Voraussetzungen des § 14 Abs. 4 VOB/B selbst auf Kosten des Auftragnehmers aufstellen. Vertrag, Fertigstellung, Fristzugang und benötigte Abrechnungsunterlagen müssen dafür sauber dokumentiert sein.
Dieser Beitrag zeigt Auftraggebern, wie sie eine VOB-Schlussrechnung anfordern, welche Fristen § 14 VOB/B vorgibt und wann eine Selbstaufstellung geprüft werden kann.
Ein gewerblicher Bauherr hat die Leistungen eines Ausbauunternehmens abgenommen. Die letzten Arbeiten sind abgeschlossen, mehrere Abschlagsrechnungen wurden bezahlt. Trotz wiederholter E-Mails fehlt die Schlussrechnung. Dadurch kann der Auftraggeber weder den endgültigen Restbetrag noch Nachträge, Einbehalte und offene Mängelpositionen verlässlich prüfen. Erst eine formgerechte Aufforderung mit Projektbezug, Unterlagenliste und angemessener Nachfrist bringt Struktur in die Lage. Zugleich wird vorbereitet, was bei weiterem Schweigen rechtlich geprüft werden muss.
Warum Auftraggeber die Schlussrechnung aktiv anfordern sollten
Eine fehlende Schlussrechnung ist nicht nur ein Problem der Buchhaltung. Sie verhindert den geordneten Abschluss des Bauvorhabens. Abschlagszahlungen, Nachträge, Mengenänderungen, Einbehalte und mögliche Gegenforderungen lassen sich ohne abschließende Abrechnung nur schwer zusammenführen.
Für Auftraggeber entsteht außerdem ein Beweisproblem: Je länger der Projektabschluss zurückliegt, desto schwieriger werden Aufmaß, Leistungsstand und Abgrenzung einzelner Nachträge. Deshalb sollte eine ausbleibende Rechnung nicht monatelang nur telefonisch angemahnt werden.
Hier geht es um den vorgelagerten Schritt: Der Auftraggeber fordert die Rechnung so an, dass Frist, Zugang und Anforderungen später nachvollziehbar sind.
Die Regeln dieses Beitrags setzen voraus, dass die VOB/B wirksam in den Bauvertrag einbezogen wurde. Ohne wirksame Einbeziehung richten sich Abrechnung und Fälligkeit nach dem Vertrag und den einschlägigen Regeln des BGB-Bauvertragsrechts.
Wer muss die VOB-Schlussrechnung erstellen?
Ausgangspunkt ist der Auftragnehmer. Er hat seine Leistungen prüfbar abzurechnen. Das ist sachgerecht, weil er seine Kalkulation, Aufmaße, Nachträge und Leistungsnachweise kennt. Der Auftraggeber muss die Abrechnung anschließend sachlich und rechnerisch prüfen können.
§ 14 VOB/B (sinngemäß)
§ 14 Abs. 1 VOB/B verpflichtet den Auftragnehmer zur prüfbaren Abrechnung. Die Rechnung ist übersichtlich aufzustellen; erforderliche Mengenberechnungen, Zeichnungen und weitere Belege sind beizufügen.
Eine bloße Gesamtsumme genügt regelmäßig nicht. Bei einem Einheitspreisvertrag müssen die abgerechneten Mengen und Positionen nachvollziehbar sein. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags sind besonders kenntlich zu machen. Bereits gezahlte Abschläge und vereinbarte Einbehalte gehören ebenfalls in eine klare Schlussabrechnung.
Muss der Auftraggeber die Rechnung selbst vorbereiten?
Nein. Die primäre Abrechnungspflicht liegt beim Auftragnehmer. Der Auftraggeber sollte aber konkret benennen, welche Unterlagen für die Prüfung benötigt werden. Eine Aufforderung, die nur aus dem Satz „Bitte Schlussrechnung senden“ besteht, schafft bei einem komplexen Bauvorhaben unnötigen Streit darüber, was erwartet wurde.
Welche Frist gilt für die Schlussrechnung nach VOB/B?
§ 14 Abs. 3 VOB/B knüpft die Einreichungsfrist an die Fertigstellung und die vertragliche Ausführungsfrist. Wenn nichts anderes vereinbart wurde, gilt folgendes Raster:
Die Frist sollte nicht isoliert gelesen werden. Bauvertrag, besondere Vertragsbedingungen und Nachträge können abweichende Vereinbarungen enthalten. Außerdem muss geklärt werden, wann die Leistung tatsächlich fertiggestellt war. Eine offene Restleistung kann den Fristbeginn anders einordnen lassen als ein bloßer Mangel an einer bereits fertiggestellten Leistung.
Bei der Berechnung von Werktagen können Samstage mitzählen. Fällt der letzte Tag der Frist auf einen Samstag, Sonntag oder staatlich anerkannten allgemeinen Feiertag, kann sich das Fristende nach § 193 BGB auf den nächsten Werktag verschieben. Vertragliche Besonderheiten und der konkrete Fristbeginn sollten trotzdem gesondert geprüft werden.
Halten Sie Fertigstellung, Abnahme, Restarbeiten und bisherige Aufforderungen in einer kurzen Chronologie fest. So lässt sich später belegen, ab wann die Schlussrechnung erwartet wurde und welche Nachfrist der Auftraggeber gesetzt hat.
Ist die Abnahme Voraussetzung für die Schlussrechnung?
Die Einreichungsfrist des § 14 Abs. 3 VOB/B knüpft an die Fertigstellung an. Die Abnahme bleibt dennoch für die Vergütungsfälligkeit, die Beweislast bei Mängeln und den Projektabschluss zentral. In der Aufforderung sollten Fertigstellung und Abnahmestand deshalb getrennt dargestellt werden.
VOB-Schlussrechnung anfordern: Schritt für Schritt
Eine belastbare Aufforderung entsteht nicht durch besonders scharfe Formulierungen. Entscheidend sind klare Tatsachen, eine realistische Frist und ein nachweisbarer Zugang.
Vertragsgrundlage prüfen: Bauvertrag, VOB/B-Einbeziehung und besondere Abrechnungsregeln sichten.
Projekt eindeutig bezeichnen: Bauvorhaben, Auftrag, Gewerk und Vertragsdatum nennen.
Fertigstellung dokumentieren: Datum, Abnahmeprotokoll und offene Restpunkte getrennt erfassen.
Vorherige Kommunikation sichern: E-Mails, Protokolle und bereits erfolgte Aufforderungen sammeln.
Prüffähigkeit konkretisieren: Leistungsverzeichnis, Aufmaß, Nachträge, Belege und Abschläge benennen.
Angemessene Frist setzen: Umfang des Projekts und Aufwand der Abrechnung berücksichtigen.
Zugang beweisen: Versandweg und vollständige Anlagen dokumentieren.
Rechtsfolge vorsichtig ankündigen: Prüfung einer Selbstaufstellung nach § 14 Abs. 4 VOB/B vorbehalten.
Nach Fristablauf nicht improvisieren: Vertragslage und Abrechnungsunterlagen vor weiteren Schritten prüfen.
Wie lang muss die Nachfrist sein?
§ 14 Abs. 4 VOB/B verlangt eine angemessene Frist. Eine starre Zahl passt nicht zu jedem Projekt. Umfang des Leistungsverzeichnisses, Aufmaßlage, Zahl der Nachträge, Projektlaufzeit und vorhandene Unterlagen beeinflussen, was angemessen ist.
Eine sehr kurze Frist kann angreifbar sein. Eine unnötig lange Frist verzögert dagegen den Projektabschluss. Bei größeren Restbeträgen oder einer bereits streitigen Abrechnung sollte die Frist nicht ohne Prüfung eines Bauvertragsjuristen festgelegt werden.
Aufforderung zur Schlussrechnung nach VOB: Muster mit Nachfrist
Die Aufforderung zur Schlussrechnung nach VOB sollte Projekt, Abrechnungsunterlagen und Nachfrist eindeutig benennen. Das folgende Muster ist eine Arbeitsgrundlage. Es muss an Vertrag, Projektstand und bisherige Korrespondenz angepasst werden.
Betreff: Bauvorhaben [Bezeichnung], Aufforderung zur prüfbaren Schlussrechnung
Sehr geehrte Damen und Herren,
die von Ihnen übernommenen Leistungen am Bauvorhaben [Bezeichnung] wurden nach unserer Dokumentation am [Datum] fertiggestellt. Eine prüfbare Schlussrechnung liegt uns bislang nicht vor.
Wir fordern Sie daher auf, die prüfbare Schlussrechnung einschließlich der für die Prüfung erforderlichen Aufmaße, Nachtragsunterlagen, Belege und einer Übersicht der bereits abgerechneten Abschlagszahlungen bis zum [Datum] vollständig vorzulegen.
Bitte ordnen Sie die Abrechnung den Vertragspositionen zu und kennzeichnen Sie Änderungen sowie zusätzliche Leistungen gesondert. Sollte die Frist ohne Vorlage einer prüfbaren Schlussrechnung verstreichen, behalten wir uns vor, die weiteren Rechte aus § 14 Abs. 4 VOB/B prüfen zu lassen.
Mit freundlichen Grüßen
Das Muster sollte nicht mit pauschalen Anerkenntnissen, Vertragsstrafen oder Kostendrohungen ergänzt werden. Welche Rechtsfolge angekündigt werden kann, hängt von der wirksamen Vertragsgrundlage und der bisherigen Fristlage ab.
Was passiert, wenn der Auftragnehmer nicht abrechnet?
Bleibt die prüfbare Schlussrechnung trotz angemessener Frist aus, eröffnet § 14 Abs. 4 VOB/B dem Auftraggeber einen weiteren Weg. Er kann die Rechnung selbst auf Kosten des Auftragnehmers aufstellen. Das ist keine automatische Folge jeder verspäteten Rechnung, sondern setzt eine belastbare Fristsetzung und das weitere Ausbleiben einer prüfbaren Abrechnung voraus.
§ 14 Abs. 4 VOB/B (sinngemäß)
Reicht der Auftragnehmer eine prüfbare Rechnung trotz angemessener Frist nicht ein, kann der Auftraggeber sie selbst auf Kosten des Auftragnehmers aufstellen.
Die Selbstaufstellung ist anspruchsvoll. Der Auftraggeber muss die ihm zugänglichen Leistungen auf Grundlage des Vertrags abrechnen. Beim Einheitspreisvertrag sind tatsächliche Mengen positionsbezogen zu ermitteln, nötigenfalls durch ein eigenes Aufmaß. Die dafür notwendigen Aufmaß- und Abrechnungskosten können unter den Voraussetzungen des § 14 Abs. 4 VOB/B dem Auftragnehmer zugeordnet werden. Das hat der Bundesgerichtshof für die Auftraggeberabrechnung nach VOB/B eingeordnet (BGH, VII ZR 480/00). Voraussetzungen, Kosten und mögliche Einwendungen des Auftragnehmers sollten vor der Selbstaufstellung gesondert geprüft werden.
Eine eigene Schlussrechnung sollte erst erstellt werden, wenn VOB/B-Einbeziehung, Fristsetzung und Prüfbarkeitsanforderungen belastbar sind. Eine unvollständige Auftraggeberrechnung beendet den Vergütungsstreit nicht und kann neue Auseinandersetzungen über Mengen, Nachträge und Kosten auslösen.
Welche Unterlagen sollte die Aufforderung verlangen?
Die konkrete Abrechnung hängt vom Vertragstyp ab. Als Prüfraster eignen sich folgende Bestandteile:
Pauschale Anforderungen wie „alle Unterlagen beifügen“ helfen wenig. Besser ist eine Liste, die sich am konkreten Vertrag orientiert. Das erleichtert auch die spätere Prüfung, ob eine eingereichte Rechnung tatsächlich prüfbar ist.
Schlussrechnung und Schlusszahlung auseinanderhalten
Die Aufforderung zur Rechnung betrifft zunächst die Abrechnungspflicht des Auftragnehmers. Für die Zahlungsseite müssen Zugang, Inhalt und Prüfbarkeit der später eingereichten Rechnung sowie mögliche Einwendungen des Auftraggebers gesondert geprüft werden. Begründete Einwendungen gegen die Prüfbarkeit müssen nach § 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B innerhalb der dort geregelten Frist erhoben werden; andernfalls kann sich der Auftraggeber später nicht mehr auf fehlende Prüfbarkeit berufen.
§ 16 VOB/B (sinngemäß)
§ 16 Abs. 3 VOB/B ordnet die Schlusszahlung nach Prüfung und Feststellung der vorgelegten Schlussrechnung ein. Für Fälligkeit und Zahlungsfrist kommt es insbesondere auf den Zugang einer prüfbaren Schlussrechnung und die wirksamen Vertragsabreden an.
Auftraggeber sollten deshalb nicht vorsorglich irgendeinen Schlussbetrag anerkennen. Zunächst wird die Rechnung angefordert, dann auf Prüfbarkeit und Inhalt geprüft. Erst danach lassen sich unstreitiger Betrag, Einbehalte, Mängelpositionen und mögliche Gegenforderungen sauber trennen.
Für die anschließende Fristberechnung siehe VOB-Schlussrechnung Zahlungsfrist. Eine umfassende Einordnung des Vertrags und der weiteren Schritte bietet die Seite Anwalt für Baurecht und Architektenrecht.
Häufige Fehler bei der Anforderung
Typische Fehler entstehen weniger durch fehlende Härte als durch unklare Dokumentation:
- ◆Die VOB/B wird vorausgesetzt, obwohl ihre wirksame Einbeziehung nicht geprüft wurde.
- ◆Fertigstellung und Abnahme werden gleichgesetzt.
- ◆Eine Nachfrist wird nur telefonisch gesetzt.
- ◆Die Aufforderung nennt weder Projekt noch benötigte Unterlagen konkret.
- ◆Eine unangemessen kurze Frist soll sofort die Selbstabrechnung eröffnen.
- ◆Abschlagszahlungen, Nachträge und Einbehalte werden bereits in der Aufforderung vermischt.
- ◆Nach Fristablauf wird eine eigene Rechnung erstellt, ohne Mengen und Vertragspositionen belastbar zu sichern.
Häufige Fragen zur fehlenden Schlussrechnung
Wie kann ein Bauherr die Schlussrechnung nach VOB einfordern?
Der Bauherr sollte den Auftragnehmer schriftlich zur prüfbaren Schlussrechnung auffordern, Projekt und Vertragsgrundlage nennen, die erforderlichen Abrechnungsunterlagen konkretisieren und eine angemessene Frist setzen. Der Zugang der Aufforderung sollte nachweisbar sein.
Wie lange muss man auf eine Schlussrechnung nach VOB warten?
Bei einer vertraglichen Ausführungsfrist bis zu drei Monaten ist die Schlussrechnung grundsätzlich spätestens zwölf Werktage nach Fertigstellung einzureichen, sofern nichts anderes vereinbart ist. Für je weitere drei Monate verlängert sich die Frist nach § 14 Abs. 3 VOB/B um sechs Werktage. Danach sollte der Auftraggeber schriftlich eine angemessene Nachfrist setzen.
Was tun, wenn der Handwerker keine Schlussrechnung schreibt?
Der Auftraggeber sollte die prüfbare Schlussrechnung schriftlich anfordern, die benötigten Unterlagen benennen und eine angemessene Nachfrist setzen. Bleibt diese erfolglos, kann die Selbstaufstellung nach § 14 Abs. 4 VOB/B geprüft werden. Vorher müssen VOB/B-Einbeziehung, Fertigstellung, Zugang der Aufforderung und Abrechnungsgrundlagen gesichert sein.
Ist eine Mahnung per E-Mail ausreichend?
Eine E-Mail kann grundsätzlich dokumentierbar sein, doch Zugang und vollständiger Inhalt müssen im Streitfall nachgewiesen werden. Bei wirtschaftlich bedeutsamen Projekten sollte ein Versandweg gewählt werden, der Zugang, Datum und Anlagen belastbar festhält.
Darf der Auftraggeber die Kosten der Selbstabrechnung abziehen?
§ 14 Abs. 4 VOB/B sieht eine Aufstellung auf Kosten des Auftragnehmers vor. Ob konkrete Kosten erforderlich, nachvollziehbar und in der geltend gemachten Höhe zuzuordnen sind, muss im Einzelfall geprüft werden.
Fazit: Frist, Unterlagen und Zugang entscheiden
Wer eine VOB-Schlussrechnung anfordern muss, sollte den Vorgang wie einen rechtlichen Projektabschluss behandeln. Vertrag, Fertigstellung, bisherige Kommunikation und benötigte Unterlagen gehören in eine klare Chronologie. Die Aufforderung benennt die prüfbare Abrechnung, setzt eine angemessene Frist und dokumentiert den Zugang.
Bleibt der Auftragnehmer untätig, ist die Selbstaufstellung nach § 14 Abs. 4 VOB/B der nächste mögliche Schritt. Sie sollte jedoch nicht ohne belastbare Mengen, Vertragspositionen und rechtliche Prüfung begonnen werden.
Kübler Rechtsanwälte prüfen Bauverträge, Fristsetzungen und fehlende Schlussrechnungen nach VOB/B. Fachanwalt Andreas Kübler ordnet ein, welche Unterlagen verlangt werden können, wie eine angemessene Nachfrist vorbereitet wird und ob weitere Abrechnungsschritte rechtlich tragen.
Rechtsquellen zu diesem Beitrag
- § 14 VOB/B (sinngemäß)
- § 193 BGB
- VII ZR 480/00
Andreas Kübler
Andreas Kübler ist Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht, Fachanwalt für Arbeitsrecht und Gründer der Kanzlei Kübler Rechtsanwälte. Mehrere Unternehmen und Unternehmensgruppen der Bau- und Immobilienwirtschaft lassen sich laufend von ihm beraten; er kennt die Praxis ausführender Bauunternehmen und gewerblicher Auftraggeber.