Zahlt der Mieter die vereinbarten Nebenkostenvorauszahlungen nicht oder begleicht er eine Nachforderung aus der Jahresabrechnung nicht, entstehen dadurch keine Einnahmen in Ihrer Steuererklärung. Maßgeblich ist das Zuflussprinzip nach § 11 Abs. 1 Satz 1 EStG: Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung gelten erst als realisiert, wenn das Geld tatsächlich auf Ihrem Konto eingeht. Nicht gezahlte Beträge sind eine zivilrechtliche Forderung gegen den Mieter, keine Einnahme. Die eigenen Betriebskosten, die Sie selbst tragen, sind davon unabhängig als Werbungskosten abzugsfähig. Wer Rückstände nicht aktiv verfolgt und belegt, riskiert, die Forderung zu verlieren und einem möglichen steuerlichen Forderungsausfall den Boden zu entziehen.
Dieser Beitrag erklärt, was steuerlich gilt, wenn Mieter Nebenkosten nicht zahlen, und welche zivilrechtlichen Schritte Vermieter ergreifen müssen, um ihre Forderung nicht zu gefährden.
Ein privater Vermieter legt Mitte Januar die Nebenkostenabrechnung für das abgelaufene Kalenderjahr vor. Dabei stellt sich heraus: Der Mieter hat in acht Monaten keine Vorauszahlungen geleistet. Die monatliche Rate betrug 180 Euro, der Rückstand summiert sich auf 1.440 Euro. Zusätzlich ergibt die Jahresabrechnung eine Nachforderung, die der Mieter ebenfalls nicht begleicht. Der Vermieter fragt sich, ob er beide Beträge in seiner Einkommensteuererklärung als Einnahmen ausweisen muss, obwohl er das Geld nie erhalten hat. Kübler Rechtsanwälte wertet zunächst anhand der Kontoauszüge aus, welche Beträge tatsächlich eingegangen sind, erklärt die steuerliche Behandlung nach dem Zuflussprinzip und prüft gleichzeitig, ob die Voraussetzungen für eine außerordentliche Kündigung wegen Zahlungsverzugs vorliegen. Denn wer zivilrechtlich nichts unternimmt, gefährdet auch eine spätere steuerliche Berücksichtigung eines endgültigen Ausfalls.
Steuerliche Einordnung: Was für ausstehende Nebenkosten gilt
Welche Nebenkostenbeträge müssen Vermieter in der Steuererklärung angeben?
Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung werden nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt. Das Zuflussprinzip nach § 11 Abs. 1 Satz 1 EStG bestimmt: Einnahmen sind in dem Kalenderjahr zu erfassen, in dem sie dem Vermieter tatsächlich zugegangen sind.
Daraus folgt für ausstehende Nebenkosten eindeutig: Nicht gezahlte Nebenkostenvorauszahlungen und nicht beglichene Nachforderungen aus der Jahresabrechnung sind keine Einnahmen. In der Anlage V der Steuererklärung werden ausschließlich tatsächlich vereinnahmte Beträge eingetragen. Offene Forderungen gegen den Mieter erhöhen die steuerlichen Einkünfte nicht, solange kein Geldeingang erfolgt ist.
Zahlt der Mieter ausstehende Beträge nachträglich, zum Beispiel im Folgejahr, fließt die Einnahme in dem Jahr zu, in dem die Zahlung eingeht. Eine rückwirkende Zuordnung zum Entstehungsjahr der Forderung findet nicht statt.
Wann gilt eine Nebenkostenzahlung steuerlich als eingegangen?
Der Zufluss tritt mit dem Zeitpunkt ein, zu dem der Vermieter die wirtschaftliche Verfügungsmacht über den Geldbetrag erlangt. Bei Überweisungen ist das der Eingang auf dem Vermieterkonto. Aufrechnungen, Verrechnungen mit der Kaution oder einvernehmliche Zahlungsvereinbarungen können ebenfalls einen Zufluss begründen, wenn sie tatsächlich vollzogen werden.
Eine vertragliche Forderung, die unbestritten fällig ist, deren Zahlung der Mieter aber verweigert, begründet keinen steuerlichen Zufluss. Das gilt für laufende Vorauszahlungen ebenso wie für Nachforderungen aus der Betriebskostenabrechnung.
Vorauszahlungen sind Teil der laufenden Miete und werden im Zahlungsjahr als Einnahme erfasst. Nachforderungen aus der Jahresabrechnung entstehen zivilrechtlich erst mit Zugang der ordnungsgemäßen Abrechnung beim Mieter und fließen steuerlich in dem Jahr zu, in dem der Mieter die Nachzahlung leistet. Die dem Vermieter entstandenen Betriebskosten sind dagegen bereits im Jahr ihrer Zahlung als Werbungskosten abziehbar, auch wenn die entsprechende Nachforderung erst später oder gar nicht beglichen wird. Einnahmen und Werbungskosten können sich damit zeitlich auseinanderentwickeln.
Eigene Betriebskosten als Werbungskosten
Auch wenn der Mieter nicht zahlt, trägt der Vermieter die laufenden Betriebskosten gegenüber Versorgern, Dienstleistern und Behörden. Dazu zählen Grundsteuer, Wasser, Heizkosten, Müllgebühren und Hausreinigung. Diese Aufwendungen sind Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung nach § 9 Abs. 1 EStG. Für ihren steuerlichen Abzug gilt das Abflussprinzip: Sie werden in dem Jahr angesetzt, in dem der Vermieter sie tatsächlich bezahlt hat, unabhängig davon, ob der Mieter seine Vorauszahlungen geleistet hat oder die Nachforderung begleicht.
Führen Sie ein lückenloses Mietkonto, das Soll- und Ist-Buchungen getrennt ausweist. Aus dem Konto muss erkennbar sein, welche Beträge vertraglich vereinbart, wann sie fällig und welche davon tatsächlich eingegangen sind. Diese Aufzeichnung erleichtert die korrekte Erstellung der Anlage V und dient als Nachweis gegenüber dem Finanzamt, falls Zahlungsrückstände erläutert werden müssen. Im Streitfall mit dem Mieter ist das Mietkonto zugleich ein wichtiges Beweismittel.
Zivilrechtliche Ansprüche des Vermieters bei Zahlungsrückstand
Die Pflicht des Mieters zur Zahlung der vereinbarten Nebenkostenvorauszahlungen ergibt sich aus dem Mietvertrag in Verbindung mit den gesetzlichen Grundlagen des Mietrechts. Den Rahmen setzt § 556 BGB.
§ 556 BGB (Vereinbarungen über Betriebskosten)
Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Auf Betriebskosten kann der Vermieter Vorauszahlungen verlangen. Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Abrechnungszeitraum zugrunde zu legen. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.
Die Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 BGB ist für Vermieter von erheblicher praktischer Bedeutung: Ergeht die Betriebskostenabrechnung nicht innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums, verliert der Vermieter seinen Anspruch auf Nachforderungen grundsätzlich. Guthaben des Mieters bleiben dagegen auch nach Fristablauf bestehen.
Was muss eine Nebenkostenabrechnung enthalten?
Eine formell ordnungsgemäße Abrechnung erfordert zwingend:
- ◆Klare Bezeichnung des Abrechnungszeitraums
- ◆Vollständige Auflistung aller umlagefähigen Gesamtkosten nach Kostenarten
- ◆Angabe des Verteilerschlüssels und der Berechnungsgrundlage
- ◆Berechnung des Mieteranteils anhand des Schlüssels
- ◆Abzug der geleisteten Vorauszahlungen und Ausweis des Saldos
Nicht umlagefähige Kosten wie Instandhaltung, Reparaturen oder Verwaltungsgebühren dürfen nicht in die Abrechnung einfließen. Eine formell fehlerhafte Abrechnung macht die Nachforderung nicht fällig und damit gerichtlich nicht durchsetzbar.
Verzug und Verzugszinsen
Bleibt der Mieter mit Nebenkostenvorauszahlungen oder einer Nachforderung im Rückstand, gerät er in Verzug.
§ 286 BGB (Verzug des Schuldners)
Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug. Der Mahnung stehen die Erhebung der Klage auf die Leistung sowie die Zustellung eines Mahnbescheids im Mahnverfahren gleich.
Bei kalendermäßig bestimmten Fälligkeiten, wie sie im Mietvertrag für monatliche Vorauszahlungen typischerweise vereinbart sind, tritt der Verzug auch ohne Mahnung ein. Für die Praxis ist eine schriftliche Mahnung dennoch empfehlenswert, weil sie den Rückstand klar benennt und die Chronologie belegt. Ab Verzug schuldet der Mieter Verzugszinsen nach § 288 BGB.
Ergeht die Betriebskostenabrechnung nicht innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums, sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen. Selbst wenn der Mieter im Rückstand ist, verliert der Vermieter seinen Anspruch auf Nachzahlung, wenn er die Abrechnung zu spät erteilt. Guthaben des Mieters entfallen durch die verspätete Abrechnung nicht. Die fristgerechte, formell ordnungsgemäße Abrechnung ist deshalb die Grundvoraussetzung für jede weitere Durchsetzung.
Kündigung wegen Zahlungsverzugs
Nebenkostenvorauszahlungen sind Bestandteil der Miete. Überschreiten die Rückstände die gesetzlichen Schwellen des § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB, kommt eine fristlose Kündigung in Betracht. Die Kündigung bedarf der Schriftform.
§ 568 BGB (Form der Kündigung)
Die Kündigung des Mietverhältnisses bedarf der schriftlichen Form.
Die Kündigung muss die Rückstände klar beziffern und dem Mieter zugehen. Vor einer fristlosen Kündigung wegen Zahlungsverzugs sollte die rechtliche Grundlage sorgfältig geprüft werden, weil formale Fehler die Kündigung unwirksam machen können. Einen Überblick über die mietrechtlichen Möglichkeiten von Vermietern bei Zahlungsrückständen bietet die Mietrechtsberatung der Kanzlei Kübler. Wann eine Kündigung konkret in Betracht kommt und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, lesen Sie auch hier: Mieter zahlt nicht: Wann kündigen als Vermieter?
Verjährung: Wann Forderungen endgültig verloren gehen
Zahlungsansprüche des Vermieters auf ausstehende Nebenkosten unterliegen der regelmäßigen Verjährungsfrist.
§ 195 BGB (Regelmäßige Verjährungsfrist)
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Vermieter von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen. Wer Rückstände aus dem Jahr 2023 nicht bis Ende 2026 gerichtlich geltend macht, riskiert den endgültigen Verlust der Forderung durch Verjährung.
Zur Dokumentation empfiehlt sich die Aufbewahrung aller Schreiben an den Mieter mit Zustellungsnachweisen, der Abrechnungen, der Mahnungen sowie der Kontoauszüge, die zeigen, welche Zahlungen tatsächlich eingegangen sind. Diese Unterlagen sichern die rechtliche Position gegenüber dem Gericht und belegen bei einem späteren Forderungsausfall gegenüber dem Finanzamt, dass der Vermieter den Rückstand aktiv verfolgt hat.
Wenn die Nachzahlung des Mieters ausbleibt und erste Mahnungen ohne Wirkung bleiben, lesen Sie auch: Mieter zahlt Nebenkostennachzahlung nicht: Was jetzt?
Wenn eine Forderung endgültig ausfällt
Bleibt eine Nebenkostenforderung trotz Mahnung, Kündigung und gerichtlicher Geltendmachung uneinbringlich, etwa nach erfolgloser Zwangsvollstreckung oder Insolvenz des Mieters, entsteht ein wirtschaftlicher Ausfall. Bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung ist dieser Ausfall kein eigenständiger Werbungskostenposten, weil die Einnahme aufgrund des Zuflussprinzips nie steuerlich erfasst wurde. Die eigenen Aufwendungen, die der Vermieter getragen hat, sind dagegen bereits als Werbungskosten berücksichtigt.
Ob und unter welchen Voraussetzungen ein endgültiger Forderungsausfall bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung steuerlich geltend gemacht werden kann, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Entscheidend ist in jedem Fall, dass der Vermieter den Rückstand aktiv verfolgt hat: Wer jahrelang keine Mahnung verschickt, keine zivilrechtlichen Schritte eingeleitet und keine Dokumentation geführt hat, wird es schwer haben, den Ausfall steuerlich glaubhaft zu machen. Die Kombination aus konsequenter zivilrechtlicher Verfolgung und sauberer Belegführung ist deshalb nicht nur rechtlich, sondern auch steuerlich sinnvoll. Für die konkrete steuerliche Einordnung im Einzelfall empfiehlt sich die Beratung durch einen Steuerberater.
Zahlungseingänge prüfen: Kontoauszüge für den gesamten Abrechnungszeitraum auswerten und tatsächliche Zahlungen des Mieters erfassen.
Mietkonto führen: Soll- und Ist-Buchungen getrennt dokumentieren, offene Beträge klar benennen.
Nebenkostenabrechnung fristgerecht erstellen: Die Jahresabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein (§ 556 Abs. 3 BGB).
Abrechnung formell prüfen: Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Mieteranteil und Vorauszahlungsabzug müssen vollständig und nachvollziehbar ausgewiesen sein.
Schriftlich mahnen: Rückstand klar beziffern, Zahlungsfrist setzen, Mahnung per Einwurfeinschreiben versenden und Zustellungsnachweis aufbewahren.
Steuererklärung korrekt erstellen: Nur tatsächlich eingegangene Beträge in der Anlage V als Einnahmen erfassen; eigene Betriebskosten als Werbungskosten ansetzen.
Verjährungsfrist im Blick behalten: Zahlungsansprüche verjähren nach drei Jahren (§ 195 BGB); zivilrechtliche Schritte rechtzeitig einleiten.
Rechtliche Prüfung einholen: Bei erheblichem Rückstand oder vor einer Kündigung die Situation einordnen lassen, bevor formale Fehler die eigene Position schwächen.
Häufige Fragen
Müssen nicht gezahlte Nebenkostenvorauszahlungen in der Steuererklärung angegeben werden?
Nein. Nach dem Zuflussprinzip sind Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung erst dann steuerlich zu erfassen, wenn das Geld tatsächlich eingegangen ist. Vorauszahlungen, die der Mieter schuldet aber nicht zahlt, sind keine Einnahmen und werden in der Steuererklärung nicht angegeben.
Was passiert steuerlich, wenn der Mieter die Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung nicht begleicht?
Auch die Nachforderung wird steuerlich erst zur Einnahme, wenn sie tatsächlich gezahlt wird. Bleibt sie offen, entsteht keine Einnahme. Die dem Vermieter entstandenen Betriebskosten, die der Nachforderung zugrunde liegen, wurden dagegen bereits als Werbungskosten erfasst. Einnahmen und Werbungskosten können sich damit zeitlich auseinanderentwickeln.
Welche Frist gilt für die Nebenkostenabrechnung?
Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums zugegangen sein. Wer diese Frist versäumt, verliert seinen Anspruch auf Nachforderungen grundsätzlich, auch wenn der Mieter im Rückstand ist.
Kann der Vermieter wegen ausstehender Nebenkosten kündigen?
Nebenkostenvorauszahlungen sind Mietbestandteil. Überschreiten die Rückstände die gesetzlichen Schwellen des § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB, kommt eine fristlose Kündigung in Betracht. Die genauen Voraussetzungen hängen vom Einzelfall ab und sollten vor einer Kündigung rechtlich geprüft werden, um formale Fehler zu vermeiden.
Wann verjähren Nebenkostenforderungen?
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre. Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Wer nicht rechtzeitig gerichtlich vorgeht, riskiert den endgültigen Verlust der Forderung.
Muss der Vermieter aktiv vorgehen, damit ein Forderungsausfall steuerlich anerkannt werden kann?
Ja. Wer jahrelang keine Mahnung verschickt, keine zivilrechtlichen Schritte unternimmt und keine Dokumentation führt, wird den Ausfall weder gegenüber dem Mieter noch gegenüber dem Finanzamt überzeugend belegen können. Die konsequente Verfolgung des Rückstands und eine lückenlose Belegführung sind Voraussetzung dafür, dass ein späterer Ausfall überhaupt berücksichtigt werden kann.
Kübler Rechtsanwälte berät Vermieter und Eigentümer bei ausstehenden Nebenkostenforderungen: von der rechtlichen Einordnung des Rückstands über die Prüfung der Betriebskostenabrechnung bis zur Vorbereitung einer Kündigung oder Zahlungsklage. Nehmen Sie Kontakt auf und schildern Sie Ihre Situation kurz. Wir prüfen, welche Schritte in Ihrem Fall rechtlich sinnvoll sind.
Rechtsquellen zu diesem Beitrag
Andreas Kübler
Andreas Kübler ist Rechtsanwalt, Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht und Fachanwalt für Arbeitsrecht sowie Gründer der Kanzlei Kübler Rechtsanwälte. Er berät Vermieter und Eigentümer bei der Durchsetzung offener Forderungen und in mietrechtlichen Auseinandersetzungen.