Nach Ende des Mietverhältnisses darf der Vermieter einen angemessenen Teil der Kaution einbehalten, wenn eine Nebenkostennachforderung konkret zu erwarten ist und die gesetzliche Abrechnungsfrist noch läuft. Die Betriebskostenabrechnung ist dem Mieter nach § 556 Abs. 3 BGB spätestens innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen; versäumt der Vermieter diese Frist schuldhaft, entfällt sein Recht auf Nachforderung. Der Einbehalt darf nur so hoch sein wie die voraussichtliche Nachzahlung; der übrige Teil der Kaution ist unverzüglich zurückzuzahlen. Sobald die Abrechnung zugestellt ist, muss auch der einbehaltene Restbetrag zeitnah ausgekehrt werden.
Dieser Beitrag erklärt, wann und in welcher Höhe ein Vermieter einen Teil der Kaution für ausstehende Nebenkostennachforderungen zurückbehalten darf, welche gesetzlichen Fristen dabei gelten und welche Fehler die eigene Position gefährden.
Eine Vermieterin einer Eigentumswohnung erhielt kurz nach dem Auszug ihres Mieters eine schriftliche Aufforderung: Die gesamte Kaution sei sofort zurückzuzahlen. Die Betriebskostenabrechnung für das letzte Mietjahr war zu diesem Zeitpunkt noch nicht fertiggestellt. Die Vermieterin behielt einen Teil der Kaution ein, schätzte die voraussichtliche Nachzahlung auf Grundlage der Vorauszahlungen der Vorjahre und zahlte den übrigen Betrag zurück. Der Mieter drohte mit Klage und rügte, der Einbehalt sei zu hoch und die Abrechnung komme zu spät. Die Kanzlei prüfte, ob der einbehaltene Betrag dem voraussichtlichen Nachzahlungsbetrag entsprach, ob die Abrechnungsfrist noch lief und ob der Einbehalt schriftlich begründet worden war. Auf dieser Grundlage wurde die Abrechnung fristgerecht erstellt und zugestellt; der Einbehalt war damit dem Grunde und der Höhe nach haltbar.
Rechtliche Grundlage: Was das Gesetz vorgibt
Das Bürgerliche Gesetzbuch enthält keine Norm, die ausdrücklich regelt, wie lange eine Kaution nach Mietende einbehalten werden darf. Die Rechtslage ergibt sich aus dem Zusammenspiel von Kautionsrecht, Betriebskostenrecht und den allgemeinen Aufrechnungsregeln.
Wie hoch darf die Kaution sein?
§ 551 Abs. 1 BGB
Hat der Mieter als Sicherheit eine Geldsumme bereitzustellen, so darf diese Sicherheit höchstens das Dreifache der auf einen Monat entfallenden Miete ohne die als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesenen Betriebskosten betragen.
Die Betriebskostenvorauszahlungen fließen also nicht in die Berechnung der Kautionsobergrenze ein. Das ist für den späteren Einbehalt relevant: Wer die Kautionshöhe falsch ermittelt, kann schon bei der Vereinbarung einen Fehler machen, der spätere Durchsetzungsfragen kompliziert.
Was gilt für die Betriebskostenabrechnung?
§ 556 Abs. 3 BGB
Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
Das bedeutet in der Praxis: Hat der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember geendet, muss die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum 31. Dezember des Folgejahres zugehen. Geht sie später zu und hat der Vermieter die Verspätung zu vertreten, entfällt der Nachforderungsanspruch. Damit entfällt zugleich die sachliche Grundlage für den weiteren Einbehalt der Kaution wegen dieser Forderung.
Wie lange ist der Einbehalt zulässig?
Nach der in der Rechtsprechung entwickelten Linie darf der Vermieter nach Mietende nicht unbegrenzt abwarten. Anerkannt ist, dass er eine angemessene Prüf- und Abrechnungsfrist hat; in der Praxis werden dafür häufig drei bis sechs Monate nach Mietende genannt.
Ist die Betriebskostenabrechnung für das laufende Abrechnungsjahr noch nicht fertiggestellt, rechtfertigt das einen sachlich begründeten Teileinbehalt der Kaution, solange die gesetzliche Abrechnungsfrist noch läuft. Den übrigen Teil, der nicht zur Sicherung der erwarteten Nachforderung benötigt wird, muss der Vermieter ohne schuldhaftes Zögern zurückzahlen.
Sobald die Abrechnung erstellt und dem Mieter zugestellt ist, muss der einbehaltene Restbetrag zeitnah ausgekehrt werden. Eine weitere Verzögerung ist dann nicht mehr gerechtfertigt.
Wie hoch darf der Einbehalt für Nebenkosten ausfallen?
Der Einbehalt ist auf den voraussichtlichen Nachzahlungsbetrag zu begrenzen. Als Orientierung dienen die Vorauszahlungen der Vorjahre und die bisherige Kostenentwicklung. In der Praxis orientiert sich der zulässige Einbehalt häufig an zwei bis drei Monatsvorauszahlungen, wenn sich daran die erwartete Nachzahlung belastbar herleiten lässt.
Ein pauschaler Einbehalt der gesamten Kaution ohne sachliche Begründung ist angreifbar. Wer die gesamte Kaution zurückhält, obwohl erkennbar nur ein begrenzter Nachzahlungsbetrag im Raum steht, riskiert, den einbehaltenen Überschuss verzinst zurückzahlen zu müssen.
Vergleichen Sie die Vorauszahlungen des abgelaufenen Jahres mit den Ist-Kosten aus dem Vorjahr. Ergibt sich daraus eine voraussichtliche Nachzahlung, halten Sie diese Berechnung schriftlich fest und teilen Sie dem Mieter mit, welchen Betrag Sie aus welchem Grund einbehalten. Das stärkt Ihre Position, wenn der Mieter den Einbehalt der Höhe nach bestreitet.
Aufrechnung: Was rechtlich vorausgesetzt wird
Die Verrechnung der Kaution mit Nebenkostennachforderungen ist rechtlich eine Aufrechnung nach §§ 387 ff. BGB. Sie setzt voraus, dass die Forderung des Vermieters fällig und durchsetzbar ist. Das ist bei einer noch nicht abgerechneten Betriebskostenforderung noch nicht der Fall.
Der Vermieter kann also nicht einfach die Kaution einbehalten und intern verrechnen, solange die Abrechnung noch aussteht. Er darf lediglich einen angemessenen Teil zurückhalten, um sich die spätere Aufrechnung zu sichern. Sobald die Forderung fällig ist, also die Abrechnung zugestellt wurde und der Saldo feststeht, kann die Aufrechnung erklärt werden.
Wer die gesamte Kaution mit der Begründung einbehält, die Nebenkostenabrechnung stehe noch aus, riskiert eine Zahlungsklage des Mieters auf den überschießenden Teil. Ein Einbehalt, der erkennbar über die erwartete Nachforderung hinausgeht, ist in der Höhe nicht gerechtfertigt und im Streitfall schwer zu halten.
Beweissicherung und schriftliche Kommunikation
Die Praxis zeigt, dass Streitigkeiten über die Kaution häufig nicht an der Rechtslage, sondern an der Dokumentation scheitern. Wer den Einbehalt nicht schriftlich begründet, hat im späteren Streit ein Beweisproblem.
Der Einbehalt muss dem Mieter gegenüber nachvollziehbar erklärt werden. Das bedeutet nicht zwingend eine detaillierte Vorausrechnung, aber zumindest eine Mitteilung, welcher Betrag aus welchem Grund und bis wann einbehalten wird. Für die spätere Durchsetzung sind folgende Unterlagen entscheidend: Mietvertrag und Kautionsvereinbarung, Vorauszahlungsnachweise und Betriebskostenabrechnungen der Vorjahre, der Schriftverkehr zur Kautionsrückforderung sowie der Zugangsnachweis für das Einbehaltsschreiben und die spätere Abrechnung.
Einen Überblick über die allgemeinen Grundsätze zum Kautionseinbehalt nach Mietende finden Sie im Beitrag Mietkaution einbehalten: Was Vermieter wissen müssen.
Bestimmen Sie, wann der letzte Abrechnungszeitraum geendet hat, und berechnen Sie die gesetzliche 12-Monats-Frist nach § 556 Abs. 3 BGB.
Ermitteln Sie den voraussichtlichen Nachzahlungsbetrag anhand der Vorauszahlungen und der Abrechnungswerte der Vorjahre.
Zahlen Sie den Teil der Kaution zurück, der über den erwarteten Nachzahlungsbetrag hinausgeht.
Teilen Sie dem Mieter schriftlich mit, welchen Betrag Sie aus welchem Grund einbehalten, und dokumentieren Sie den Zugang dieses Schreibens.
Stellen Sie die Betriebskostenabrechnung fristgerecht fertig und stellen Sie sie dem Mieter zu, bevor die 12-Monats-Frist abläuft.
Rechnen Sie unmittelbar nach Zustellung der Abrechnung den Kautionsrestbetrag ab und zahlen Sie einen etwaigen Überschuss zurück.
Bewahren Sie alle Unterlagen geordnet auf: Mietvertrag, Kautionsquittung, Abrechnungen, Schriftverkehr, Zugangsnachweise.
Typische Fehler und ihre Folgen
Fehler 1: Gesamte Kaution ohne Begründung einbehalten
Wer die Kaution vollständig zurückhält, ohne dem Mieter mitzuteilen, welcher Betrag aus welchem Grund einbehalten wird, gibt der Gegenseite ein starkes Argument für eine sofortige Zahlungsklage. Ein fehlender oder pauschaler Erklärungsinhalt kann dazu führen, dass Gerichte den Einbehalt als unbegründet werten.
Fehler 2: Die Abrechnungsfrist übersehen
Die 12-Monats-Frist des § 556 Abs. 3 BGB gilt auch für die letzte Abrechnung nach Mietende. Wer sie übersieht und zu spät abrechnet, verliert den Nachforderungsanspruch, wenn er die Verspätung zu vertreten hat. Damit entfällt auch die Grundlage für den weiteren Kautionseinbehalt.
Fehler 3: Betriebskosten und Kautionsobergrenze vermengen
Die Kautionsobergrenze richtet sich nach der Nettomiete ohne Betriebskostenvorauszahlungen. Wer die Kaution auf Basis der Warmmiete berechnet und zu hoch vereinbart hat, kann im Streitfall in Schwierigkeiten geraten, wenn der Mieter die Unwirksamkeit der Vereinbarung einwendet.
Fehler 4: Schriftliche Kommunikation vernachlässigen
Telefonische Absprachen, nicht dokumentierte Gespräche oder Schreiben ohne Zugangsnachweis schwächen die Vermieterposition erheblich. Der Einbehalt muss nachweisbar kommuniziert worden sein. Ein Einschreiben mit Rückschein oder ein vergleichbarer Zugangsnachweis ist in der Regel ausreichend.
Wenn Sie als Vermieter in der Zwischenphase zwischen Auszug und Abrechnung stehen, sollten Sie die Kommunikation mit dem Mieter schriftlich führen und Zugangsnachweise sichern. Voreilige mündliche Zusagen zur Rückzahlung können spätere Einbehaltsansprüche schwächen.
Häufige Fragen zum Kautionseinbehalt bei Nebenkosten
Darf der Vermieter die Kaution einbehalten, wenn die Abrechnung noch nicht vorliegt?
Ja, ein angemessener Teilbetrag darf einbehalten werden, solange eine Nachzahlung konkret zu erwarten ist und die gesetzliche Abrechnungsfrist noch läuft. Der übrige Teil der Kaution ist unverzüglich zurückzuzahlen.
Was passiert, wenn der Vermieter die Abrechnungsfrist versäumt?
Versäumt der Vermieter die 12-Monats-Frist schuldhaft, entfällt sein Recht auf Nachforderung aus § 556 Abs. 3 BGB. Damit entfällt auch die sachliche Grundlage für den weiteren Einbehalt der Kaution wegen dieser Forderung.
Wie wird der zulässige Einbehaltsbetrag bestimmt?
Maßgeblich ist der voraussichtliche Nachzahlungsbetrag. Als Anhaltspunkt dienen die Vorauszahlungen des laufenden Jahres im Vergleich zu den Abrechnungswerten der Vorjahre. Ein pauschaler Einbehalt ohne sachliche Berechnung ist nicht ausreichend und im Streitfall schwer zu halten.
Ab wann muss der Restbetrag der Kaution zurückgezahlt werden?
Sobald die Betriebskostenabrechnung dem Mieter zugestellt wurde und der Saldo feststeht, ist der Restbetrag zeitnah zurückzuzahlen. Eine weitere Verzögerung ist dann nicht mehr gerechtfertigt.
Lohnt sich eine anwaltliche Prüfung, wenn der Mieter die sofortige Rückzahlung fordert?
Wenn der Einbehaltsbetrag, die Fristlage oder die Begründung des Einbehalts streitig sind, ist eine frühzeitige anwaltliche Prüfung sinnvoll. Fehler bei Betrag, Begründung oder Abrechnungsfrist können die Vermieterposition erheblich schwächen und im ungünstigen Fall dazu führen, den einbehaltenen Betrag zuzüglich Zinsen zurückzahlen zu müssen.
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Rechtsquellen zu diesem Beitrag
Andreas Kübler
Andreas Kübler ist Rechtsanwalt, Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht und Fachanwalt für Arbeitsrecht. Er berät und vertritt Vermieter, Eigentümer und Verwalter in mietrechtlichen Streitigkeiten mit Schwerpunkt auf Fristen, Nachweisführung und rechtssicherer Kommunikation.