Die Teilungserklärung ist Teil der Grundakte und liegt beim Grundbuchamt des zuständigen Amtsgerichts. Wer ein berechtigtes Interesse nachweist, erhält auf schriftlichen Antrag eine beglaubigte Kopie. Als Wohnungseigentümer besteht dieses Interesse unmittelbar. Kaufinteressenten können es mit einem Kaufvertragsentwurf oder einer notariellen Vollmacht des Verkäufers belegen. Alternativ lässt sich die Teilungserklärung über den seinerzeit beurkundenden Notar oder, falls vorhanden, über die Hausverwaltung beschaffen.
Wer die Teilungserklärung nicht kennt, kann Sondereigentum, Gemeinschaftseigentum und die Verteilung von Kosten in der WEG kaum beurteilen. Dieser Beitrag erklärt, wo das Dokument liegt und wie Sie es erhalten.
Ein Ehepaar kauft eine Eigentumswohnung in einem Mehrfamilienhaus. Im Kaufvertragsentwurf steht, dass zum Sondereigentum auch ein Kellerraum und ein Tiefgaragenstellplatz gehören. Die Käufer möchten das vor dem Notartermin anhand der Teilungserklärung nachprüfen. Der Verkäufer kann kein Exemplar vorlegen. Das Ehepaar wendet sich schriftlich an das Grundbuchamt des örtlichen Amtsgerichts, legt den Kaufvertragsentwurf als Nachweis des berechtigten Interesses bei und beantragt eine beglaubigte Abschrift. Das Dokument liegt wenige Wochen später vor. Es zeigt, dass der Stellplatz korrekt eingetragen ist, der Kellerraum in der Teilungserklärung aber einem anderen Miteigentumsanteil zugewiesen wurde als im Entwurf angegeben. Ohne diesen Schritt wäre der Widerspruch erst nach dem Kauf aufgefallen.
Was ist die Teilungserklärung und wo liegt sie?
Die Teilungserklärung ist eine notarielle Urkunde, mit der ein Grundstückseigentümer sein Eigentum in einzelne Wohnungseigentumseinheiten aufteilt. Sie legt fest, welche Gebäudeteile zum Sondereigentum der jeweiligen Erwerber gehören und welche Teile gemeinschaftliches Eigentum aller Wohnungseigentümer sind. Ergänzt wird sie regelmäßig durch eine Gemeinschaftsordnung mit Regelungen zu Rechten und Pflichten in der Eigentümergemeinschaft sowie durch den Aufteilungsplan, der die einzelnen Einheiten zeichnerisch darstellt.
Das Originaldokument oder eine beglaubigte Abschrift wird beim Grundbuchamt in die sogenannte Grundakte aufgenommen. Die Grundakte enthält alle Urkunden, die im Zusammenhang mit dem betreffenden Grundbuchblatt stehen. Das Grundbuchamt ist in Deutschland beim örtlichen Amtsgericht eingerichtet. Zuständig ist das Amtsgericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt.
Warum fehlt die Teilungserklärung oft in den Unterlagen der Eigentümer?
Beim Kauf einer Eigentumswohnung erhalten Käufer häufig nur einen Grundbuchauszug und den notariellen Kaufvertrag, nicht aber die vollständige Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung und Aufteilungsplan. Ältere Teilungserklärungen wurden auf Papier beurkundet und sind vielerorts nicht digitalisiert. Wer die Urkunde erstmals anfordern möchte, muss sich deshalb direkt an das Grundbuchamt wenden, wahlweise auch an den Notar oder die Hausverwaltung.
Was regelt die Teilungserklärung im Einzelnen?
Sie bestimmt unter anderem, welche Räume und Flächen zum Sondereigentum einer bestimmten Einheit gehören, ob Sondernutzungsrechte an Gemeinschaftsflächen wie Garten, Parkplatz oder Keller bestehen und wie Stimmrechte sowie Betriebskosten auf die Miteigentumsanteile verteilt werden. Wer genauer verstehen möchte, was als Sondereigentum in der Teilungserklärung gilt und was nicht, findet dazu einen ausführlicheren Beitrag auf dieser Website.
Wer darf die Teilungserklärung beim Grundbuchamt anfordern?
Das Recht zur Einsicht in die Grundakten und zur Beantragung von Abschriften setzt nach der Grundbuchordnung ein berechtigtes Interesse voraus. Dieses Interesse muss gegenüber dem Grundbuchamt dargelegt werden.
§ 12 GBO (Grundakten, sinngemäß)
Die Einsicht in die Grundakten ist jedem zu gestatten, der ein berechtigtes Interesse darlegt. Das gilt auch für die in den Grundakten verwahrten Urkunden, insbesondere die Teilungserklärung.
In der Praxis gilt:
Wohnungseigentümer sind stets berechtigt. Das Eigentum ergibt sich aus dem Grundbuch und begründet das Interesse ohne weitere Erläuterung.
Kaufinteressenten können ihr Interesse durch Vorlage eines unterzeichneten Kaufvertragsentwurfs oder einer notariellen Vollmacht des Verkäufers nachweisen.
Gläubiger und Kreditinstitute, die eine Grundschuld oder Hypothek im Grundbuch eingetragen haben, sind ebenfalls berechtigt.
Erben können das Erbrecht durch Erbschein oder Testament in Verbindung mit dem gerichtlichen Eröffnungsprotokoll belegen.
Dritte ohne sachlichen Bezug zum betreffenden Grundstück erhalten in der Regel keine Einsicht.
Wer die Teilungserklärung benötigt, ohne selbst eingetragener Eigentümer zu sein, sollte die Art des berechtigten Interesses im Antrag klar benennen und entsprechende Belege beifügen. Unvollständige Anträge führen zu Rückfragen und verlängern die Bearbeitungszeit erheblich.
Wie stellen Sie den Antrag beim Grundbuchamt?
Es gibt keinen bundesweit einheitlichen Vordruck für die Anforderung von Grundakten. Der Antrag kann schriftlich per Post eingereicht werden, manche Grundbuchämter ermöglichen auch die Übermittlung per E-Mail oder die persönliche Vorsprache. Die Kontaktdaten des zuständigen Amtsgerichts lassen sich über die Gerichtssuche des jeweiligen Bundeslandes ermitteln.
Das sollte der Antrag enthalten
- ◆Vollständige Bezeichnung des Grundstücks: Grundbuchblatt, Gemarkung und, falls vorhanden, Flurstück oder Wohnungsgrundbuchnummer
- ◆Adresse der Wohnanlage, falls die Grundbuchdaten nicht bekannt sind
- ◆Bezeichnung der betreffenden Wohnungseigentumseinheit laut Teilungserklärung oder Wohnungsgrundbuch
- ◆Darlegung des berechtigten Interesses in einem kurzen Satz
- ◆Beifügen der Belege (Grundbuchauszug, Kaufvertragsentwurf, Erbschein o. ä.)
- ◆Angabe, ob eine einfache oder eine beglaubigte Abschrift der Teilungserklärung gewünscht wird
Beglaubigte Abschriften haben höhere Beweiskraft und sind für Vertragsverhandlungen, Finanzierungszwecke und etwaige gerichtliche Verfahren die richtige Wahl.
Die genaue Bezeichnung des Grundbuchblatts finden Sie in einem aktuellen Grundbuchauszug oder im notariellen Kaufvertrag. Fehlt diese Angabe, kann das Grundbuchamt den Antrag nicht eindeutig zuordnen und wird zurückfragen.
Bearbeitungszeit und Kosten
Die Bearbeitungszeit variiert je nach Grundbuchamt und Auslastung. Bei vollständigem Antrag ist eine Bearbeitung innerhalb einiger Wochen üblich. Für beglaubigte Abschriften fallen Gebühren nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz an. Die genaue Höhe hängt vom Umfang der Teilungserklärung und der Anzahl der angeforderten Seiten ab. Wer vorab wissen möchte, mit welchem Betrag ungefähr zu rechnen ist, kann beim zuständigen Grundbuchamt nachfragen.
Wer die Teilungserklärung schneller benötigt oder den Behördenweg vermeiden möchte, kann sich an den Notar wenden, der die Teilungserklärung seinerzeit beurkundet hat. Notare führen eigene Urkundenverzeichnisse und können beglaubigte Abschriften auf Antrag ausstellen, sofern ein berechtigtes Interesse besteht. Auch die bestellte Hausverwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft verfügt in der Regel über ein Exemplar und ist gegenüber den Eigentümern zur Einsichtgewährung verpflichtet.
Wenn Teilungserklärung und Realität nicht übereinstimmen
Es kommt vor, dass die tatsächliche Nutzung oder bauliche Situation nicht mehr mit den Angaben in der Teilungserklärung übereinstimmt. Nachträgliche Umbauten, informelle Abreden zwischen früheren Eigentümern oder Fehler bei der Urkundenerstellung können dazu führen, dass das Dokument ein anderes Bild zeigt als die Wirklichkeit. Ob und wie eine Abweichung bereinigt werden kann, hängt davon ab, ob es sich um einen inhaltlichen Fehler in der Urkunde, eine nachträgliche Änderung oder einen eigenmächtigen baulichen Eingriff handelt. Einen ausführlicheren Überblick zu diesem Thema bietet der Beitrag über den Fall, dass die Teilungserklärung nicht der Realität entspricht.
Wer eine Eigentumswohnung kauft, ohne die Teilungserklärung gelesen zu haben, riskiert, Widersprüche zwischen Kaufvertrag und Grundakte erst nach dem Notartermin zu entdecken. Korrekturen lassen sich nach Beurkundung nur noch mit erheblichem Aufwand und, je nach Konstellation, mit Zustimmung aller Miteigentümer durchsetzen.
Zuständiges Grundbuchamt ermitteln: Amtsgericht am Belegenheitsort des Grundstücks.
Grundbuchblatt und Gemarkung aus einem aktuellen Grundbuchauszug herausschreiben.
Wohnungseigentumseinheit eindeutig bezeichnen: Nummer laut Wohnungsgrundbuch oder Teilungserklärung.
Art des berechtigten Interesses schriftlich darlegen und Belege beifügen.
Angeben, ob einfache oder beglaubigte Abschrift der Teilungserklärung gewünscht wird.
Antrag per Post oder über den angebotenen Kanal des Grundbuchamts einreichen.
Parallelantrag beim beurkundenden Notar als schnelleren Alternativweg prüfen.
Erhaltene Urkunde mit den Angaben im Kaufvertrag und den Unterlagen der Hausverwaltung abgleichen.
Bei Abweichungen rechtliche Prüfung einholen, bevor weitere Schritte unternommen werden.
Häufige Fragen zur Teilungserklärung und dem Grundbuchamt
Kann ich die Teilungserklärung auch online beim Grundbuchamt anfordern?
Die Möglichkeiten hängen vom jeweiligen Bundesland und Amtsgericht ab. Einige Grundbuchämter bieten digitale Antragsformulare oder akzeptieren Anträge per E-Mail. Ein bundesweit einheitliches Online-Portal für die Anforderung von Grundakten existiert bislang nicht. Wenden Sie sich an das zuständige Amtsgericht und fragen Sie nach dem dort angebotenen Antragsweg.
Was ist der Unterschied zwischen Grundbuchauszug und Teilungserklärung?
Der Grundbuchauszug zeigt das Grundbuchblatt mit Angaben zu Eigentümer, eingetragenen Lasten, Beschränkungen und Miteigentumsanteil. Die Teilungserklärung ist eine separate notarielle Urkunde in den Grundakten. Sie enthält den genauen Inhalt des Sondereigentums, die Gemeinschaftsordnung und den Aufteilungsplan. Für eine vollständige Prüfung einer Eigentumswohnung benötigen Sie beides.
Wer hat in der Wohnungseigentümergemeinschaft ebenfalls Zugang zur Teilungserklärung?
Alle Wohnungseigentümer haben das Recht auf Einsicht. Auch die bestellte Hausverwaltung verfügt in der Regel über ein Exemplar und ist gegenüber den Eigentümern zur Auskunft verpflichtet. Wer als Eigentümer das Dokument von der Verwaltung anfordert und es nicht erhält, kann auf Herausgabe bestehen.
Muss ich als Käufer die Teilungserklärung vor dem Notartermin gelesen haben?
Eine rechtliche Pflicht besteht nicht. Aus eigenem Interesse empfiehlt es sich aber dringend. Der Notar ist verpflichtet, auf wesentliche Inhalte hinzuweisen, kann jedoch nicht jede Detailabweichung zwischen Teilungserklärung und Kaufvertragsentwurf von sich aus aufdecken. Wer vor dem Termin nur den Kaufvertragsentwurf kennt, nicht aber die Teilungserklärung, akzeptiert unter Umständen Bedingungen, die er vorher anders verstanden hat.
Was kostet eine beglaubigte Abschrift der Teilungserklärung?
Die Gebühr richtet sich nach dem Umfang des Dokuments. Es fallen Dokumentengebühren nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz an. Da Teilungserklärungen umfangreiche Urkunden sein können, sollten Sie mit einem Betrag im zweistelligen bis dreistelligen Eurobereich rechnen. Die genaue Auskunft erteilt das zuständige Grundbuchamt auf Anfrage.
Wann sollte anwaltliche Hilfe in Anspruch genommen werden?
Wenn die angeforderte Teilungserklärung Angaben enthält, die von dem abweichen, was im Kaufvertrag oder in der bisherigen Nutzung zugesagt wurde, ist rechtliche Prüfung geboten. Dasselbe gilt, wenn Sondernutzungsrechte, Gemeinschaftseigentum oder Abstimmungsregelungen unklar formuliert sind. Kübler Rechtsanwälte berät im Immobilienrecht und prüft, welche Konsequenzen sich aus einer Abweichung ergeben und welche Schritte sinnvoll sind.
Kübler Rechtsanwälte prüfen Ihre Situation rund um Teilungserklärung, Grundbuch und Wohnungseigentum. Nehmen Sie Kontakt auf und schildern Sie kurz Ihren Fall.
Rechtsquellen zu diesem Beitrag
- § 12 GBO (Grundakten, sinngemäß)
- § 12 GBO
Andreas Kübler
Andreas Kübler ist Rechtsanwalt, Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht und Fachanwalt für Arbeitsrecht sowie Gründer der Kanzlei Kübler Rechtsanwälte. Er berät Wohnungseigentümer, Käufer und Verkäufer bei Fragen rund um Grundbuch, Teilungserklärung und Wohnungseigentumsrecht.