Zahlt der Mieter die Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung nicht oder verweigert er die angepassten Vorauszahlungen, kommt es zunächst darauf an, ob die Abrechnung formell ordnungsgemäß ist und dem Mieter nachweisbar zugegangen ist. Erst dann wird der Anspruch fällig. Der nächste Schritt ist eine schriftliche Mahnung mit beziffertem Rückstand und konkreter Zahlungsfrist. Bleibt die Zahlung aus, kann der aufgelaufene Rückstand unter bestimmten Voraussetzungen kündigungsrelevant werden. Vor diesem Schritt sollte die rechtliche Lage anwaltlich eingeordnet werden.
Dieser Beitrag erklärt, unter welchen Voraussetzungen Nachzahlung und erhöhte Vorauszahlungen rechtlich durchsetzbar sind und welche Handlungsschritte Vermieter in der richtigen Reihenfolge gehen sollten.
Ein Vermieter hatte die Jahresabrechnung der Betriebskosten fristgerecht erstellt und dem Mieter per Post übermittelt. Die Abrechnung wies eine Nachzahlung aus, weil Heizkosten und Grundsteuer im Abrechnungsjahr gestiegen waren. Gleichzeitig teilte der Vermieter schriftlich mit, dass die monatlichen Abschläge für das laufende Jahr entsprechend angepasst würden. Der Mieter zahlte weder die Nachzahlung noch die erhöhten Abschläge und äußerte mündlich, die Kosten seien nicht nachvollziehbar. Die anwaltliche Prüfung konzentrierte sich darauf, ob die Abrechnung die formellen Mindestanforderungen erfüllte, ob der Umlageschlüssel dem Mietvertrag entsprach, ob Zugang der Abrechnung und der Anpassungserklärung belegbar waren und welche Schritte notwendig waren, um den Mieter formwirksam in Verzug zu setzen.
Rechtliche Grundlage des Anspruchs
Die Pflicht des Mieters, Betriebskosten zu tragen, beruht auf dem Mietvertrag in Verbindung mit § 535 BGB. Voraussetzung ist eine wirksame Umlagevereinbarung. Ohne eine solche ist der Vermieter nicht berechtigt, Betriebskosten gesondert abzurechnen oder Vorauszahlungen anzupassen.
§ 556 BGB (Vereinbarungen über Betriebskosten)
Haben die Vertragsparteien Vorauszahlungen für Betriebskosten vereinbart, so ist der Vermieter verpflichtet, hierüber jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten.
Was gilt bei der Abrechnung über geleistete Vorauszahlungen?
Haben Vermieter und Mieter monatliche Vorauszahlungen auf die Betriebskosten vereinbart, muss der Vermieter einmal jährlich über die tatsächlich angefallenen Kosten abrechnen. Ergibt diese Abrechnung, dass die geleisteten Vorauszahlungen die tatsächlichen Kosten nicht gedeckt haben, entsteht ein Nachzahlungsanspruch des Vermieters. Dieser Anspruch wird erst fällig, wenn die Abrechnung formell ordnungsgemäß ist und dem Mieter zugegangen ist.
Wie werden laufende Vorauszahlungen angepasst?
Steigende Betriebskosten, etwa durch höhere Heizkosten oder eine erhöhte Grundsteuer, rechtfertigen eine Anhebung der laufenden monatlichen Abschläge. Die Rechtsgrundlage dafür ist § 560 BGB.
§ 560 BGB (Veränderung von Betriebskosten)
Ermäßigen oder erhöhen sich die Betriebskosten, so ist der Vermieter oder der Mieter berechtigt, durch Erklärung in Textform eine Anpassung der Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe vorzunehmen.
Die Anpassungserklärung muss in Textform erfolgen, also schriftlich per Brief oder per E-Mail. Sie muss auf die zuletzt erstellte Abrechnung Bezug nehmen, die neue Höhe der Vorauszahlung nennen und zumindest in Grundzügen erkennbar machen, warum eine Anpassung erforderlich ist. Wirksam wird die erhöhte Vorauszahlung ab dem Monat, der auf den Zugang der Erklärung beim Mieter folgt. Zahlt der Mieter die angepassten Beträge nicht, entsteht ein Mietrückstand mit denselben rechtlichen Konsequenzen wie bei ausgebliebener Kaltmiete.
Formelle Anforderungen an die Betriebskostenabrechnung
Welche Inhalte muss eine wirksame Abrechnung enthalten?
Der Nachzahlungsanspruch setzt voraus, dass die Betriebskostenabrechnung formell ordnungsgemäß ist. Der gesetzliche Maßstab ergibt sich aus § 259 BGB in Verbindung mit § 556 BGB.
§ 259 BGB (Rechenschaftspflicht)
Wer verpflichtet ist, über eine Verwaltung Rechenschaft abzulegen, hat dem Berechtigten eine die geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthaltende Rechnung mitzuteilen.
Eine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:
- ◆Den Abrechnungszeitraum (in der Regel 12 Monate, lückenlos und klar bezeichnet).
- ◆Die Gesamtkosten je Betriebskostenart (z.B. Heizung, Wasser, Müll, Hausreinigung) für die abgerechnete Wirtschaftseinheit.
- ◆Den angewandten Verteilerschlüssel je Kostenart (z.B. Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch) mit Erläuterung.
- ◆Die Berechnung des auf die konkrete Wohnung entfallenden Anteils.
- ◆Den Abzug der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen und den sich ergebenden Saldo (Nachzahlung oder Guthaben).
Dokumentieren Sie den Zugang der Abrechnung von Anfang an sorgfältig. Einwurfeinschreiben, persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung oder eine E-Mail mit Lesebestätigung sind geeignete Nachweise. Ohne Zugangsbeweis lässt sich später weder die Fälligkeit noch die Einwendungsfrist des Mieters belastbar berechnen.
Welche Fehler machen eine Abrechnung angreifbar?
Fehlt eine der genannten Angaben oder ist die Darstellung so unübersichtlich, dass ein durchschnittlicher Mieter die Berechnung nicht nachvollziehen kann, gilt die Abrechnung als formell nicht ordnungsgemäß. In diesem Fall wird die Nachzahlung nicht fällig, bis eine korrigierte, formell ordnungsgemäße Abrechnung erstellt und zugestellt wird. Typische Fehler sind:
- ◆fehlender oder unklarer Abrechnungszeitraum,
- ◆keine oder fehlerhafte Angabe der Gesamtkosten oder des Umlageschlüssels,
- ◆keine Gegenüberstellung der geleisteten Vorauszahlungen,
- ◆nicht erläuterte Abkürzungen oder ungeordnete Sammelposten.
Rein materielle Fehler wie einzelne Rechenfehler können innerhalb der Abrechnungsfrist korrigiert werden, ohne dass die gesamte Abrechnung neu erstellt werden muss.
Fälligkeit, Fristen und Einwendungen
Wann wird die Nachzahlung fällig?
Die Nachzahlung wird grundsätzlich mit dem Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung beim Mieter fällig, sofern im Mietvertrag nichts anderes vereinbart ist.
§ 556b BGB (Fälligkeit der Miete)
Die Miete ist zu dem nach dem Mietvertrag bestimmten Zeitpunkt zu entrichten.
Ab dem Zeitpunkt der Fälligkeit kann der Vermieter den Mieter mahnen. Erst nach einer wirksamen Mahnung gerät der Mieter in Verzug.
§ 286 BGB (Verzug des Schuldners)
Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug.
Ab Verzugseintritt können Vermieter Verzugszinsen nach § 288 BGB geltend machen. Wichtig ist, dass Mahnung und Verzugseintritt schriftlich dokumentiert werden, um diese im Zweifel nachweisen zu können.
Welche Frist gilt für die eigene Abrechnung?
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein. Wer diese Frist versäumt, verliert in der Regel seinen Nachforderungsanspruch für diesen Zeitraum.
Geht die Abrechnung dem Mieter nach Ablauf der zwölf Monate zu, ist der Nachforderungsanspruch für diesen Zeitraum grundsätzlich ausgeschlossen. Eine Ausnahme gilt nur, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat, etwa weil der Energieversorger seinerseits zu spät abgerechnet hat. In diesem Fall muss der Vermieter darlegen und belegen können, dass ihn kein Verschulden trifft.
Bis wann kann der Mieter Einwendungen erheben?
Auch der Mieter ist an eine Frist gebunden. Einwendungen gegen die Abrechnung müssen spätestens innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung erhoben werden. Danach sind Einwendungen grundsätzlich ausgeschlossen, soweit der Mieter die Verspätung zu vertreten hat. Diese Regelung wirkt zu Gunsten des Vermieters: Nach Fristablauf kann der Mieter die Abrechnung nicht mehr in vollem Umfang angreifen.
Typische Einwände und wie Vermieter darauf reagieren
Mieter, die nicht zahlen, begründen das häufig mit pauschalen Einwänden. Vermieter sollten jeden Einwand einzeln prüfen und schriftlich beantworten.
Abrechnung sei unverständlich oder fehlerhaft. Vermieter sollten prüfen, ob ein formeller Fehler oder lediglich ein materieller Fehler vorliegt. Formelle Fehler erfordern eine neue Abrechnung. Bei materiellen Fehlern genügt eine Korrektur, solange die Abrechnungsfrist noch läuft. Gleichzeitig sollte der Mieter schriftlich darauf hingewiesen werden, dass die formelle Abrechnung ordnungsgemäß und die Nachzahlung fällig ist.
Einzelne Positionen seien nicht umlagefähig. Maßgeblich ist die Betriebskostenverordnung in Verbindung mit dem Mietvertrag. Kosten wie Instandhaltung, Verwaltung oder Bankgebühren sind nicht umlagefähig und müssen aus der Abrechnung herausgenommen werden. Vermieter sollten die Originalrechnungen je Kostenart bereithalten und dem Mieter auf Anfrage zugänglich machen.
Keine oder unzureichende Belegeinsicht. Nach § 556 Abs. 4 BGB hat der Mieter Anspruch auf Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege. Vermieter sollten einen konkreten Termin anbieten und diesen schriftlich dokumentieren. Die Fälligkeit der Nachzahlung entfällt dadurch nicht, solange die Abrechnung selbst ordnungsgemäß ist.
Wenn mehrere Einwände gleichzeitig erhoben werden, empfiehlt es sich, jeden Punkt einzeln schriftlich zu beantworten und die Antwort nachweisbar zuzustellen. Das strukturiert den Schriftverkehr und schützt davor, dass später behauptet wird, auf konkrete Einwände nicht reagiert zu haben.
Welche Folgen drohen bei anhaltendem Rückstand
Zahlt der Mieter trotz Fälligkeit und Mahnung nicht, gerät er in Verzug. Bei erheblichem oder anhaltendem Rückstand kann die Situation kündigungsrelevant werden. Betriebskostenvorauszahlungen und Nachzahlungen gelten als Teil der Miete im Sinne von § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB. Ob im konkreten Fall die Voraussetzungen einer fristlosen Kündigung vorliegen, hängt von Höhe und Dauer des Rückstands ab und muss anwaltlich geprüft werden. Ist die Abrechnung formell fehlerhaft, ist die Nachzahlung noch nicht fällig und darf für eine Kündigung nicht berücksichtigt werden.
Weitere Informationen zum Umgang mit Mietern, die wiederholt nicht oder nicht vollständig zahlen, finden Sie unter Mieter zahlt nicht: Fristen und Kündigung richtig.
Abrechnung auf formelle Vollständigkeit prüfen: Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten je Kostenart, Verteilerschlüssel, Mieteranteil und Saldo müssen enthalten und nachvollziehbar sein.
Zugang der Abrechnung belegen: Einwurfeinschreiben, persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung oder E-Mail mit Lesebestätigung sichern.
Anpassungserklärung prüfen: Die Erhöhung der Vorauszahlungen muss in Textform vorliegen, auf die letzte Abrechnung Bezug nehmen und die neue monatliche Höhe ausdrücklich nennen.
Fälligkeit feststellen: Ab wann ist die Nachzahlung fällig? Ab wann sind die erhöhten Abschläge geschuldet?
Schriftliche Mahnung verfassen: Den offenen Rückstand beziffern, das Fälligkeitsdatum nennen und eine konkrete Zahlungsfrist setzen. Nachweisbar zustellen.
Einwände des Mieters schriftlich beantworten: Jeden Einwand einzeln prüfen und beantworten. Belegeinsicht terminlich anbieten und dokumentieren.
Unterlagen vollständig ablegen: Mietvertrag, Abrechnung mit Kostennachweisen, Versorgernachweise, sämtlicher Schriftwechsel und alle Zugangsnachweise.
Zweite Mahnung oder anwaltliches Schreiben: Bei ausbleibender Reaktion weiteres Mahnschreiben mit Hinweis auf mögliche rechtliche Konsequenzen.
Anwaltliche Prüfung vor weiteren Schritten: Vor Einleitung eines Mahnverfahrens, einer Klage oder einer Kündigung die Rechtslage einordnen lassen.
Häufige Fragen
Muss ich Nachzahlung und Vorauszahlungserhöhung getrennt geltend machen?
Ja. Beides sind rechtlich selbständige Ansprüche. Die Nachzahlung ergibt sich aus der Jahresabrechnung und wird mit deren Zugang fällig. Die Anpassung der laufenden Vorauszahlungen ist eine gesonderte Erklärung nach § 560 BGB, die sich auf die zuletzt erstellte Abrechnung stützen muss und in Textform erfolgen muss. Vermieter sollten beide Ansprüche getrennt und schriftlich geltend machen, damit im Streitfall klar ist, worauf sich welcher Rückstand bezieht.
Was passiert, wenn ich die zwölfmonatige Abrechnungsfrist versäumt habe?
In diesem Fall ist der Nachforderungsanspruch für diesen Abrechnungszeitraum grundsätzlich ausgeschlossen. Eine Ausnahme greift nur, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Wer sich auf diese Ausnahme berufen will, muss dies darlegen und belegen können. Die Situation sollte anwaltlich geprüft werden, bevor auf Zahlung bestanden wird.
Kann der Mieter die Zahlung verweigern, weil er Belege einsehen möchte?
Der Mieter hat nach § 556 Abs. 4 BGB Anspruch auf Einsicht in die Originalbelege der Abrechnung. Vermieter sollten diesen Anspruch erfüllen und einen konkreten Termin anbieten. Die bloße Ausübung des Einsichtsrechts berechtigt den Mieter jedoch nicht, eine formell ordnungsgemäße Abrechnung dauerhaft unbezahlt zu lassen. Die Fälligkeit der Nachzahlung entfällt dadurch grundsätzlich nicht.
Ab wann kann eine Kündigung wegen des Rückstands in Betracht kommen?
Ob ein Rückstand aus Betriebskosten kündigungsrelevant wird, hängt von seiner Höhe und den konkreten Umständen ab. Betriebskostenvorauszahlungen und Nachzahlungen zählen als Teil der Miete. Voraussetzung ist immer, dass die Abrechnung formell ordnungsgemäß und der Anspruch fällig ist. Eine Kündigung ohne vorherige anwaltliche Prüfung birgt erhebliche Risiken, wenn die formellen Voraussetzungen nicht zweifelsfrei vorliegen.
Welche Unterlagen brauche ich für eine gerichtliche Geltendmachung?
Für eine Klage auf Zahlung der Betriebskosten werden benötigt: der Mietvertrag mit Nebenkostenvereinbarung, die vollständige Betriebskostenabrechnung mit sämtlichen Kostennachweisen, Belege für die geleisteten Vorauszahlungen des Mieters, Zugangsnachweise für die Abrechnung und alle Mahnungen sowie der gesamte Schriftwechsel mit dem Mieter. Wer diese Unterlagen frühzeitig sichert, reduziert das Risiko von Verfahrensnachteilen erheblich.
Ergänzende Hinweise zu Situationen, in denen Mieter unpünktlich oder gar nicht zahlen, finden Sie unter Mieter zahlt nicht pünktlich: Was Vermieter jetzt tun und in unserem Überblick zum Mietrecht für Vermieter.
Kübler Rechtsanwälte prüfen, ob Ihre Betriebskostenabrechnung formell trägt, welche Schritte rechtlich geboten sind und ob ein aufgelaufener Rückstand weitere Konsequenzen ermöglicht. Schildern Sie kurz Ihre Situation und nehmen Sie Kontakt auf.
Rechtsquellen zu diesem Beitrag
Andreas Kübler
Andreas Kübler ist Rechtsanwalt, Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht und Fachanwalt für Arbeitsrecht sowie Gründer der Kanzlei Kübler Rechtsanwälte. Er berät Vermieter und Eigentümer bei mietrechtlichen Auseinandersetzungen rund um Betriebskosten, Zahlungsrückstände und Vertragsdurchsetzung.